Copilot maakt geen gaten in je beveiliging. Het maakt bestaande gaten zichtbaar.

Dat is een belangrijk verschil. Copilot laat medewerkers alleen zien waar ze al toegang toe hadden. Maar in veel organisaties is dat meer dan iedereen denkt. Een HR-map die voor de hele organisatie openstaat. Een link "iedereen met de link" naar een contract. Een oud projectteam met tweehonderd leden.

Vroeger vond niemand die bestanden. Met Copilot vind je ze met één vraag.

Waar zit de oversharing meestal?

  • Sites met "Iedereen behalve externe gebruikers". Handig ooit, nu een risico.
  • Deellinks die nooit verlopen. Vooral links die voor iedereen werken.
  • Teams en groepen zonder eigenaar. Niemand voelt zich verantwoordelijk.
  • Oude projectsites. Het project is klaar, maar de rechten staan er nog.
  • OneDrive-mappen die breed gedeeld zijn. Vaak zonder dat de eigenaar het weet.

Zo pak je het aan

  1. Breng het in kaart. Met rapportages in SharePoint Advanced Management zie je welke sites breed gedeeld zijn en waar veel deellinks staan.
  2. Begin bij de gevoelige plekken. HR, financiën, directie en juridische zaken eerst.
  3. Laat eigenaren beoordelen. Site-eigenaren kennen hun inhoud het best. Vraag ze om de toegang te controleren.
  4. Label gevoelige informatie. Met gevoeligheidslabels uit Microsoft Purview zit de bescherming in het document zelf, waar het ook staat.
  5. Sluit tijdelijk af wat nog niet klaar is. Je kunt bepaalde sites tijdelijk uitsluiten van Copilot-zoekresultaten, terwijl je opruimt.

Maak het geen eenmalige schoonmaak

Oversharing komt terug zodra je stopt met opletten. Spreek daarom af:

  • Wie nieuwe teams en sites mag aanmaken.
  • Dat elke site minimaal twee eigenaren heeft.
  • Dat deellinks standaard alleen voor specifieke personen werken.
  • Dat er periodiek een toegangscontrole plaatsvindt.

Het hoeft niet perfect

Je hoeft niet alles opgeruimd te hebben voordat je met Copilot begint. Begin met een pilotgroep en los ondertussen de grootste risico's op. Wachten tot alles perfect is, betekent vaak: nooit beginnen.

Copilot als aanleiding

Zie Copilot niet als probleem, maar als aanleiding. Opgeruimde rechten zijn sowieso goed voor je veiligheid en je compliance. Copilot maakt alleen de urgentie zichtbaar.

Wil je weten hoe het met de oversharing in jouw omgeving zit? Plan een gesprek en we helpen je met een Copilot-gereedheidscheck.

Veelgestelde vragen

Ziet Copilot bestanden waar ik geen toegang toe heb?

Nee. Copilot respecteert de bestaande rechten. Het probleem is dat die rechten vaak ruimer zijn dan bedoeld.

Moet ik alle oude sites verwijderen?

Niet per se. Archiveren of de toegang beperken is vaak voldoende.

Wat is SharePoint Advanced Management?

Een set beheertools voor SharePoint en OneDrive met onder meer rapportages over toegang en deling. Het is inbegrepen bij Microsoft 365 Copilot-licenties.